Sähköinen asiointi kuljetusliikkeen kanssa on osa laajempaa digitalisaatiokehitystä, jossa prosessit ja toimintatavat sähköistyvät. Sähköisessä asioinnissa kuljetustilaukset ja data liikkuvat digitaalisessa muodossa läpi toimitusketjun. Tämä mahdollistaa muun muassa laadukkaamman ja tarkemman kuljetuspalvelun sekä reaaliaikaisen lähetysseurannan.
Mitä on sähköinen asiointi kuljetusliikkeen kanssa?
Sähköinen asiointi on osa laajempaa digitalisaatiokehitystä. Kyse ei ole pelkästään siitä, että tiedonsiirto ja data digitalisoituvat tai sähköistyvät. Myös toimintatavat ja prosessit muuttuvat kehityksen mukana. Tämä koskee niin kuljetusliikkeitä kuin niiden asiakkaita – eli koko toimitusketjua.
Sähköistä asiointia voidaan lähestyä myös vastakohdan kautta: se ei ole paperista asiointia, jossa tieto kirjataan käsin ja tieto kulkee fyysisissä dokumenteissa. Sähköisessä asioinnissa tiedon välittämiseen ei käytetä paperia tai puhelinta.
Sähköinen kuljetustilaus ja lähetysten seuranta ovat tutuinta sähköistä asiointia, mutta taustalla tieto kulkee kuljetusliikkeen ja asiakkaan tietojärjestelmien välillä. Sähköinen asiointi yhdistää monta eri järjestelmää toisiinsa ja on näin osa koko toimitusketjun hallintaa.
Sähköisen asioinnin keskeisiä käsitteitä
Sähköinen kuljetustilaus: Tehdään suoraan tietojärjestelmään. Tilaus välitetään sähköisiä kanavia käyttäen, esimerkiksi kuljetusliikkeen omassa nettipalvelussa tai EDI-sanoman avulla.
Sähköiset lähetystiedot (Sähköinen rahtikirja): Samat tiedot kuin rahtikirjalomakkeessa, mutta ne toimitetaan kuljetusyritykselle sähköisessä muodossa. Sanomaa, jolla tiedot toimitetaan, kutsutaan sähköiseksi lähetystiedoksi.
Kolliosoitelappu: Kollin oma kulkutunniste, joka varmistaa sen, että jokaisessa kollissa on oikeat ja riittävät tiedot lähetyksen jakamista varten. Tiedot tulevat kolliosoitelappuun kerralla oikein, kun käytetään standardin mukaisia SSCC-viivakoodillisia kolliosoitelappuja.
EDI (Electronic Data Interchange): Standardoitu tekniikka, jolla eri organisaatioiden tietojärjestelmät siirtävät tietoja keskenään. Suomenkielinen vastine on OVT eli organisaatioiden välinen tiedonsiirto.
API (Application programming interface): Rajapinta, jonka kautta eri ohjelmat voivat tehdä pyyntöjä ja vaihtaa tietoja eli keskustella keskenään.
Ajoneuvopääte: Pienoistietokone ja viivakoodin lukijalaite, jonka avulla kuljettaja esimerkiksi kuittaa lähetyksen vastaanotetuksi ja perille toimitetuksi. Mobiilikuittauksessa vastaanottaja kuittaa vastaanoton omalla kännykällään. Tieto siirtyy automaattisesti kuljetusten hallintajärjestelmään, mikä mahdollistaa osaltaan lähetysten seurannan.
Mitä tietoja sähköisessä kuljetustilauksessa tarvitaan?
Sähköisen kuljetustilauksen yhteydessä kysytään tietoja, jotka mahdollistavat kuljetuksen onnistumisen. Pakolliset tietokentät voivat vaihdella eri tilausjärjestelmissä. Sähköisen lähetystiedon tärkeimpiä kohtia ovat muun muassa:
- Lähetyksen yksilöity, 12-numeroinen rahtikirjanumero.
- Asiakasnumero ja sopimusnumero, jos kuljetukseen sovelletaan voimassa olevaa kuljetussopimusta
- Lähettäjän nimi ja osoite
- Vastaanottajan nimi, osoite ja puhelinnumero
- Rahdinmaksaja ja maksajan asiakasnumero ja sopimusnumero sekä nimi ja osoite, jos maksaja on joku muu kuin lähettäjä tai vastaanottaja
- Kolliluku ja kollilaji
- Lähetyksen sisältö ja erityisvaatimukset sekä tuote- tai olosuhdevaatimukset (esimerkiksi lämmin, viileä tai pakaste)
- Tilatut lisäpalvelut
- Rahdituspaino ja tarvittaessa tilavuus
- Vaarallisen aineen viralliset luokittelutiedot, jos sellaisia on lähetyksessä
Mitä virheitä tyypillisesti tapahtuu sähköisessä asioinnissa?
1. Lähetyksen kylkeen kiinnitetty tarra on mennyt ruttuun. Tällöin seurantatiedot eivät päivity oikein, koska tarrassa olevaa viivakoodia ei voi lukea. Tästä huolimatta tavara saattaa liikkua toimitusketjussa. Matka kuitenkin pysähtyy jossakin vaiheessa, koska lähetys ei näy järjestelmissä, eikä sille voida varata kuljetuskapasiteettia tai suunnitella reittiä.
2. Lähetystiedoissa on virhe. Yksi tavallisimmista sekaannuksista on se, että vastaanottajan postinumero on väärin. Tämä voi olla näpyttelyvirhe kuljetustilauksen yhteydessä tai tieto on kirjattu väärin toiminnanohjausjärjestelmään, josta postinumero haetaan.
Miksi datan laatu on tärkeää sähköisessä asioinnissa?
Datan laadulla on suuri vaikutus siihen, että sähköinen prosessi toimii. Siksi on tärkeää, että lähetystiedot ovat kunnossa. Jos lähetystiedoissa on virhe, se voi jopa pysäyttää lähetyksen. Esimerkiksi yhden numeron heitto postinumerossa voi viivästyttää tavaran kulkua tai lähetys voi mennä väärään paikkaan.
Sähköisessä maailmassa moni asia sujuu helpommin ja tehokkaammin. Esimerkiksi tiedon laatu on parempi, jos kukaan ei matkan varrella kirjaa tai näpyttele virheellisiä tietoja.
DB Schenker auttaa asiakkaitaan, jotta datan laatu on mahdollisimman hyvä. Aina, kun huomataan virheitä, kuten väärä postinumero, niistä ilmoitetaan asiakkaalle. Pienen virheen korjauksella on suuri vaikutus koko toimitusprosessiin.
Mitä hyötyä sähköisestä asioinnista on?
Sähköisen asioinnin ansiosta kuljetusyrityksen asiakas saa parempaa palvelua ja voi myös palvella omia asiakkaitaan paremmin. Tämä johtuu seuraavista seikoista.
- Sähköinen asiointi parantaa tarkkuutta ja vähentää virheitä. Kun lähetystiedot ovat oikein, datan on mahdollista kulkea koko kuljetusputken läpi ehjänä. Rikkinäinen puhelin -ilmiö jää historiaan ja väärät käsinkirjaukset vähenevät.
- Sähköinen asiointi tehostaa toimitusketjua, vähentää manuaalista työtä (=tietojen syöttäminen käsin) ja nostaa kuljetusten laatua. Toiminta tehostuu, kun virhealttius vähenee. Asiakkaan aikaa ei kulu puutteellisten tietojen tai virheiden selvittelyyn.
- Sähköinen asiointi mahdollistaa lähetysten seurannan ja uusien palvelujen kehittämisen. Lähetystä on mahdollista seurata läpinäkyvästi koko toimituksen ajan. Koska tietojärjestelmät kehittyvät koko ajan, voidaan innovoida uusia palveluita asiakkaiden tarpeiden mukaisesti.
- Sähköinen asiointi edistää vastuullisuutta ja ympäristöystävällisyyttä. Toimitusketjun tehokas toiminta tarkoittaa vähemmän turhia kuljetuksia, mikä vähentää päästöjen määrää. Näin asiakas voi toteuttaa omia ympäristötavoitteitaan.
- Myös kuljettaja tarvitsee lähetysten tiedot sähköisinä, jotta hän tietää, mitä on kuljettamassa ja mihin.
Mikä on sähköisen asioinnin nykytila, eli millä mallilla asiat ovat?
Tällä hetkellä noin 97 prosenttia DB Schenkerin asiakkaista tekee kuljetustilaukset sähköisesti. Se on siis vallitseva toimintatapa.
Nykyinen painopiste on datan laadun parantamisessa, jotta sähköinen prosessi toimisi mahdollisimman hyvin. Lisäksi on tunnistettu tiettyjä kehityskohteita, kuten asiakkaiden tarve päivittää kertaalleen lähetettyä sähköistä tietoa.
Mitä palveluita DB Schenker tarjoaa sähköiseen asiointiin?
- eSchenker: Sähköisten palveluiden portaali, jolla voi hallita kansainvälisiä ja kotimaan kuljetuksia tilauksesta ja aikatauluista aina seurantaan ja raportointiin asti
- mySchenker: Pääasiassa kotimaan kuljetuksia käyttäville suunnattu verkkopalvelu. Muun muassa pakettipalvelut on jo siirretty mySchenkeristä eSchenker-palveluun.
- Coldsped-tilausjärjestelmä: Kotimaan lämpötilahallittujen kuljetuksien tilausjärjestelmä
- IMI Client portal: varastonhallinta
- Webstock: varastonhallinta
- Betty-chatbot: Virtuaaliassistentti, joka vastaa verkkosivuilla asiakkaiden kysymyksiin kellon ympäri
- Web services (API) -rajapinnat kuljetustilauksien tekemiseen ja lähetysten seurantaan
Mitä muita vaihtoehtoja on sähköiseen asiointiin?
DB Schenkerin omien sähköisten palveluiden lisäksi on tarjolla myös muita vaihtoehtoja.
- EDI-yhteydet: Jos lähetysten volyymi on suuri, suoran EDI-yhteyden rakentaminen oman järjestelmän ja kuljetusliikkeen järjestelmän välillä voi olla paras vaihtoehto. Tällöin ratkaisu voidaan räätälöidä omien tarpeiden mukaisesti. Se edellyttää järjestelmien integrointia.
- Logistiikan palveluoperaattorit (TA-operaattorit): Kuljetustilauksen voi tehdä myös sähköisten asiointipalveluiden avulla. Palveluoperaattorien portaalit tarjoavat sähköiset liittymät logistiikkapalveluyrityksiin.
Noin puolet Suomen DB Schenkerille tulevista kuljetustilauksista tulee EDInä ja puolet tehdään DB Schenkerin verkkopalveluissa tai TA-operaattorien kautta.
Mihin verkkopalveluita yleisimmin käytetään?
- Kuljetustilauksen tekeminen
- Aikataulujen tarkastaminen
- Hinnoittelu (ei mahdollista kaikissa kuljetuspalveluissa)
- Lähetyksen seuranta
- Raportointi: esimerkiksi laatu, KPI-mittarit, CO2-päästöt/hiilijalanjälki
Miten siirrytään sähköiseen asiointiin?
Valittaessa sopivaa tapaa sähköiseen asiointiin, kannattaa asiasta keskustella avoimin mielin kuljetusliikkeen edustajan kanssa. DB Schenkerin asiantuntijat auttavat löytämään kuhunkin tilanteeseen sopivan ratkaisun. Näin kirkastuvat omat tarpeet ja myös järjestelmien asettamat mahdollisuudet ja rajoitteet.
Valintaan vaikuttaa esimerkiksi se, millaista tavaraa kuljetetaan. Jos kuljetetaan niin sanottua pitkää tavaraa, on varmistettava, että mittatiedot on mahdollista lähettää tilauskanavan kautta. Myös vaarallisten aineiden kuljetustilaukset voi tehdä vain tietyissä kanavissa.
DB Schenkerin sopimusasiakkaille tarkoitetut sähköiset palvelut, jotka edellyttävät kirjautumista, sopivat monelle. Jos tarpeet ovat hyvin spesifejä, voivat asiakaskohtaisesti räätälöidyt yhteydet olla hyvä vaihtoehto. Avoimet verkkopalvelut voivat sopia satunnaistilaajille, mutta on hyvä muistaa, että näissä palveluissa ei voi tilata esimerkiksi vaarallisten aineiden kuljetuksia.
Miltä sähköisten palveluiden tulevaisuus näyttää?
Sähköinen asiointi edellyttää jatkuvaa järjestelmien kehitystä, jotta kuljetusliikkeet voivat vastata asiakkaiden muuttuviin tarpeisiin. Sähköinen data on olennainen osa uusien palveluiden kehittämistä. Tällä hetkellä esimerkiksi vastuullisuuden ja ympäristöraportoinnin merkitys on kasvussa. Sähköinen tieto auttaa tarvittavien raporttien tuottamisessa.
Sähköinen data mahdollistaa uusien palveluiden tarjoamisen, mutta samanaikaisesti kehitetään myös nykyisiä palveluita.
- Helppokäyttöisyys on olennainen osa käyttökokemusta, ja sitä kehitetään koko ajan paremmaksi. Käyttäjille on tärkeää, että asiointi on helppoa ja nopeaa, eikä tietokoneen äärellä kulu ylimääräistä aikaa.
- Kehitystyötä tehdään yhteistyössä asiakkaiden kanssa. Esimerkiksi lähtödatan laatua parantamalla nostetaan koko toimitusprosessin toimivuutta ja tarkkuutta.
DB Schenker siirtää vaiheittain kaikki sähköiset palvelunsa globaaliin webportaaliin, joka toimii eräänlaisena noutopöytänä. Kun kaikki palvelut ovat samassa paikassa, ne ovat helposti saavutettavissa ja sieltä voi valita itselleen sopivat palvelut.
