Näytteilleasettajan kannattaa aloittaa messuille valmistautuminen hyvissä ajoin. Siten DB Schenker voi toimittaa tavarat messuosastolle ajoissa ja asiakas välttyy yllätyksiltä sekä turhilta kustannuksilta.
DB Schenker Fairs & Exhibition toimii ympäri maailmaa ja tarjoaa kuljetuspalveluiden lisäksi monipuolisia lisäpalveluita messuille. Laajan verkostonsa turvin yhtiö on maailman suurin messuhuolitsija.
”Meidän kauttamme asiakkaat voivat tilata ulkomaisille messuille lisäpalveluita, kuten tavaroiden ennakkovarastoinnin, tyhjien pakkausten säilytyksen ja trukki- sekä muita erikoiskäsittelyitä”, huolitsija Niko Toivanen kertoo.
Yhtiö toimii virallisena messukeskushuolitsijana useissa maissa, kuten Saksassa.
Messulogistiikan lisäksi DB Schenker Fairs & Exhibition tunnetaan erilaisten tapahtumien, kuten konserttien, kiertueiden ja suurten urheilukisojen logistiikan järjestäjänä.
Varaa riittävästi aikaa
Onnistuneen messulogistiikan edellytyksenä on ajoissa aloitettu kuljetusten valmistelu.
”Valmistelu pitää aloittaa hyvissä ajoin, jotta voimme suunnitella sujuvimmat meno- ja paluukuljetukset”, Toivanen sanoo.
DB Schenker Fairs & Exhibition on laatinut erillisen Mutkatonta messulogistiikkaa -oppaan, johon on merkitty toistakymmentä erilaista logistista vaihetta, jotka on hoidettava ennen kuin tavarat ovat purettavissa messuosastolla.
Jos messut järjestetään EU:n alueella, tulisi kuljetuksesta pyytää tarjous 2–3 viikkoa ennen messuja.
EU:n ulkopuolelle mentäessä kannattaa olla vielä varhemmin liikkeellä – kuljetusmuodosta riippuen useita viikkoja tai jopa kuukausia ennen messujen alkua.
Tarkenna arvio ja tee tilausvahvistus
Prosessi käynnistyy, kun näytteilleasettaja ottaa yhteyden DB Schenkeriin ja pyytää tarjouksen kuljetuksesta. Jos tavarat on tarkoitus tuoda myös takaisin, laaditaan samalla tarjous paluurahdista.
”Asiakkaalla on hyvä olla jo kyselyn ensimmäisessä vaiheessa arvio siitä, mitä ja minkä verran tavaraa messuille on tarkoitus viedä”, sanoo huolitsija Olli Pakarinen.
”Kun annamme asiakkaalle hinnat, annamme samalla myös alustavan aikataulun siitä, milloin tavaroiden on oltava valmiina kuljetusta varten. Tarvittaessa lähetämme sähköpostilla ennakkoilmoituslomakkeen.”
Asiakas antaa ennakkoilmoituksella – tai sähköpostilla – arvion näyttelyyn vietävien ja sieltä takaisin tuotavien tavaroiden kolliluvusta, painosta, tilavuudesta ja mitoista. Ilmoituksessa kerrotaan myös noutojen ajankohdat ja osoitteet sekä lähettäjän yhteystiedot.
Tutustu messujärjestäjän ohjeisiin
Messuosaston purkaminen ja paluukuorman nouto kannattaa suunnitella tarkasti, jotta välttyy turhilta kustannuksilta. Messujärjestäjät nimittäin siirtävät osastolle jääneet tavarat varastoon, mikäli niitä ei ole toimitettu pois ajoissa.
Niko Toivosen mukaan näytteilleasettajan on hyvä tutustua messujärjestäjän ohjeisiin. Järjestäjillä on aina omat aikataulunsa, joiden puitteissa messuosastot on rakennettava ja purettava.
Tuotko takaisin vai myytkö paikan päällä?
Näytteilleasettajan on hyvä miettiä, tuodaanko tavarat messuilta takaisin vai myydäänkö ne paikan päällä.
”Autamme kaikissa tulliasioissa, jottei kansainvälisistä kuljetuksista koidu turhia kustannuksia. Jos messutavarat viedään maahan tilapäisesti, niille laaditaan ATA carnet -tulliasiakirja. Siten tavaroista ei tarvitse maksaa tullia eikä arvonlisäveroa”, Olli Pakarinen toteaa.
Pakkaa huolella
Näytteilleasettaja eli tavaran lähettäjä vastaa lähetyksen pakkaamisesta, kollien merkinnöistä ja asiakirjojen laadinnasta sekä oikeellisuudesta.
”Pakkausten tulee kestää koneellista käsittelyä sekä kuljetukset messupaikalle ja takaisin. Kartonki sopii vain tuotteille, joita ei palauteta”, Pakarinen luettelee.
Kollien merkitsemistä varten DB Schenker täyttää osittain valmiiksi messuosoitelaput, jotka lähettäjä täydentää ja kiinnittää kolleihin.
Pakkaukseen kiinnitettävillä merkinnöillä voidaan antaa ohjeita ja varoituksia pakkauksen käsittelyyn. Jos lähetyksen paino jakautuu epätasaisesti, on pakkaukseen merkittävä sen painopiste.
Hyödynnä neuvoja
DB Schenker antaa asiantuntijana asiakkaalle ohjeet lähetykseen tarvittavista asiakirjoista ja auttaa tarvittaessa niiden laadinnassa.
”Määräykset ja tarvittavat dokumentit ovat maakohtaisia. Me konsultoimme niin kauppalaskujen, pakkauslistojen kuin lähetysdokumenttien laadinnassa ja autamme valitsemaan kullekin messulle oikean tullaustavan”, Toivanen sanoo.
Vastaanota lähetys paikan päällä
Näytteilleasettajan tulee olla paikalla ennen näyttelyä vastaanottamassa lähetys ja vastaavasti luovuttamassa lähetys näyttelyn jälkeen.
Näyttelyosaston purkuun kannattaa varata aikaa. Varsinkin suurilla kansainvälisillä messuilla tyhjien pakkausten saaminen osastolle voi kestää useita tunteja tai jopa seuraavaan aamuun.
Paluukuorma saadaan sujuvasti liikkeelle, kun näytteilleasettaja kiinnittää paluupakkauksiin Return-osoitelaput. DB Schenker toimittaa ne asiakkaalle jo ennen messuille lähtöä tavaraohjeiden liitteenä.
”Näyttelyn jälkeen pakattuja tavaroita ei saa jättää osastolle vartioimatta. Näytteilleasettajan pitää odottaa siihen saakka, että huolitsija pääsee noutamaan tavarat”, Toivanen muistuttaa.
Näytteilleasettajan muistilista
- Aloita messujärjestelyt ajoissa
- Pyydä tarjous EU:n sisäisestä rahdista viimeistään 2–3 viikkoa ennen messujen alkua
- Varaa enemmän aikaa, jos messut järjestetään EU:n ulkopuolella
- Tilaa kuljetus DB Schenkeriltä viimeistään 2 viikkoa ennen messujen alkua
- Tilaa myös paluukuljetus
- Pakkaa tavarat ja kiinnitä kollimerkinnät
- Vastaanota ja purat tavarat messuosastolle
- Messujen päätyttyä pakkaa tavarat ja kiinnitä kolleihin Return-osoitelaput
- Odota osastolla tavaroiden noutoa
