Jens Klaassen ist Agent. Klarierungsagent. Er und seine Kollegen kommunizieren mit der Schiffsleitung, kümmern sich um alle Belange der Besatzung und organisieren das Laden und Löschen der Seefracht.

In Kontakt mit den Frachtern der Weltmeere

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Klarierungsagent Jens Klaassen bespricht Formalitäten mit einem Kapitän
Eine der Aufgaben für Klarierungsagent Jens Klaassen (rechts): Die Formalitäten an Bord der Transportschiffs mit dem Kapitän klären. © EVAG

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Jens Klaassen schlägt den Kragen seiner Jacke hoch und eilt ins Büro der EVAG Emder Verkehrs und Automotive Gesellschaft mbH (EVAG). Er hat heute Frühschicht. Im Emder Hafen weht der Nordseewind mit 21 Knoten, noch unter 40 km/h. Alles im grünen Bereich. Im Büro wird Klaassen bereits vom Kollegen der Nachtbereitschaft erwartet. Die morgendliche Übergabe verläuft routiniert.

Während weitere Mitarbeiter eintreffen, checkt Jens Klaassen seine E-Mails. Diese kommen meist von hoher See. Im Auftrag der Reedereien und dank satellitengestützter Systeme kommunizieren die Emder Agenten direkt mit den „großen Pötten“. „Wir haben direkten Kontakt zur Schiffsleitung und zur Schiffsbesatzung. Manchmal will der Kapitän eine neue Seekarte haben oder ein kleines Ersatzteil. Das organisieren wir alles vor Ort. Der erste Offizier bestellt Proviant. Besatzungsmitglieder bitten um einen kleinen persönlichen Gefallen.“ Egal was es ist, in den meisten Fällen machen Klaassen und seine Kollegen es möglich.

Die Ankunft der Transportschiffe

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Schiff wird am Kai festgemacht
Die Agenturabteilung übernimmt alle klassischen Agenturarbeiten. Sie organisiert das Festmachen und übernimmt darüber hinaus einen Full-Service rund ums Schiff. © EVAG

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Über die Drahtloskommunikation erfährt der Agent außerdem den groben Zeitplan der Schiffe. Um die Reihenfolge der Ankunft der Frachter zu planen, benötigt er aber noch mehr Informationen. Entscheidend sind gerade Witterungsbedingungen und die Tiden (Gezeiten). Außerdem muss er die Verfügbarkeit der örtlichen Lotsen klären. Sie kennen das Gebiet rund um den Hafen wie ihre Westentasche.

Dann hat Jens Klaassen sein Bild der Lage komplett an diesem Morgen. Über vorgefertigte Verteiler werden die verschiedenen Behörden, der Hafenbetreiber und die Kunden der EVAG informiert. Das sind lokal ansässige Firmen sowie die Reedereien, deren Interessen die Agentur vertritt. Außerdem gibt es firmeninterne Updates für die EVAG-Stauerei, die Schiffe be- und entlädt, für die Kollegen, die das Fahrpersonal einplanen, die Festmacherdienste und die externen Schlepper-Dienste. Sie alle müssen wissen, wann sie welche Arbeit erwartet.

Je nach geplanter Reihenfolge informiert Jens Klaassen die Schiffe, ob sie mehr Fahrt aufnehmen oder es eher langsam angehen lassen können. „Wenn es keinen Sinn hat, ein Schiff heute hereinkommen zu lassen, weil vielleicht der Platz belegt ist, sagt man dem Kapitän: ‚Fahr mal mit Eco Speed!‘ Das senkt die Ausgaben und freut die Reederei, mit der wir solche Entscheidungen immer abstimmen.“

Die Nachbereitung des Vortags

Sind die Ankunftspläne gemacht und alle Akteure informiert, widmet sich Klaassen der Nachbereitung des Vortages. Für ausgelaufene Schiffe setzt er Abgangsmeldungen an die nächsten Häfen ab. Adressaten: Klarierungsagenten in aller Welt. Klaassen gibt die Schiffe ab, die Agenten der Zielhäfen übernehmen deren Führung. Beim Zoll meldet er die Transportschiffe ab und bei den Reedereien gibt er die Hafenkosten auf.

Meeting mit Volkswagen

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Autos von VW warten am Seehafen Emden auf die Verschiffung
Der größte Kunde der EVAG ist die Volkswagen Konzernlogistik. Die Automobile des Herstellers werden von Emden aus in die ganze Welt verschifft. © Michael Neuhaus / EVAG

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Jens Klaassens Blick wandert vom Monitor zur Uhr. In einer Viertelstunde beginnt der wichtigste Termin des Tages. Er greift sich sein Smartphone, verlässt das Büro und schwingt sich ins Auto. Sein Ziel ist das Büro der VWKL Port Captains direkt am Hafen. Volkswagen Konzernlogistik GmbH & Co. OHG (kurz VWKL) ist der größte Kunde der EVAG im RoRo-Umschlag in Emden. So wird die Verschiffung im Roll on Roll off-Verfahren bezeichnet, bei der die Fahrzeuge an oder von Bord der Autoschiffe gefahren werden. Allein die Stellflächen für die Verschiffung der VW-Neuwagen in Emden bieten Platz für über 30.000 Fahrzeuge.

Versammelt sind die wichtigsten Repräsentanten des Seehafens: ein Vertreter von VWKL, der Stauerei Gesellschaft, der Terminalleiter sowie Jens Klaassen für die Reederei. Alles, was den RoRo-Umschlag betrifft, kommt auf den Tisch. Die EVAG ist die einzige Agentur, die in Emden die großen Autoschiffe betreut. Das vermeidet Interessenkonflikte wie in größeren Häfen, wo diverse Reedereien und Agenturen um die „besten Plätze“ an den Umschlaganlagen rangeln. Von den Kunden erntet die Emder Lösung deshalb viel positives Feedback.

Die Hauptfrage lautet wie immer: In welcher Ist-Position sind die Schiffe und schaffen die Kapitäne die angepeilten Soll-Positionen unter Berücksichtigung der nautischen Gegebenheiten? „Entscheidend ist, dass man im Meeting ein vernünftiges Bild der Lage geben kann“, resümiert Jens Klaassen. „Das ist die Grundlage für das Arbeitsprogramm vieler Menschen an diesem und dem folgenden Tag. Wir treffen hier feste Absprachen für diesen Zeitraum.“

Nach dem Treffen zückt er wieder sein Smartphone, um die Ergebnisse des Meetings an die Schiffsmakler weiterzugeben, welche die Schiffe vom Schreibtisch aus betreuen. Die Kollegen klären alles weitere mit den Reedereien, den lokalen Behörden und den Lotsen. So wird sichergestellt, dass entsprechende Lotsen-, Schlepper- und Festmacherkapazitäten frei sind, wenn die Schiffe ankommen.

Jens Klaassen lächelt. Der Vormittag ist geschafft, alles ist geregelt. Er hat die Info erhalten, dass sein nächstes Schiff wie geplant am Kai liegt. Das gibt ihm Gelegenheit für eine kurze Verschnaufpause und ein Mittagessen, bevor die zweite Tageshälfte startet.

Klarierungsagent Jens Klaassen – der zweite Teil

Bevor Jens Klaassen Feierabend hat, gibt es noch viel zu tun. In Teil zwei der Reihe nimmt uns Jens Klaassen mit zur Ausklarierung eines Frachtschiffs und erklärt uns den Einfluss von Gezeiten und Wetter auf seinen Job.

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Logistik Aktuell